Obowiązek informacyjny [tzw. klauzula informacyjna], który Państwu przedstawiamy zawiera informacje odnoszące się do zakresu przetwarzania danych osobowych uczniów, wychowanków oraz Państwa jako ich rodziców, opiekunów prawnych.

Niniejszy obowiązek informacyjny został opracowany na podstawie wymogów art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE [ogólne rozporządzenie o ochronie danych zwane w skrócie „RODO”] oraz na podstawie Ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych, w związku z którym Zespół Szkolno-Przedszkolny im. Jana Pawła II w Głębowicach pragnie poinformować, że:

Administrator danych

Zespół Szkolno-Przedszkolny im. Jana Pawła II w Głębowicach, z siedzibą przy ulicy Oświęcimskiej 22, 32-608 Osiek reprezentowany przez Dyrektora placówki oświatowej - ZSP.

Kontakt do Administratorem:

a) telefoniczny pod nr +48 [33] 87 55 176.

b) e-mail: zspglebowice@osiek.pl

c) korespondencyjny na wskazany powyżej adres siedziby administratora;

Inspektor Ochrony Danych

Administrator zgodnie z art. 37 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 roku wyznaczył Inspektora Ochrony Danych [IOD] Panią Agnieszkę Stelmaczonek, z którą można się skontaktować
w sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz skorzystania z praw związanych
z przetwarzaniem danych za pośrednictwem e-maila: iod.zspglebowice@osiek.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora [ZSP im. Jana Pawła II w Głębowicach, ul. Oświęcimska 22, 32-608 Osiek] z dopiskiem „dla IOD”.

Cel przetwarzania danych osobowych

Celem przetwarzania przez placówkę jest wypełnianie obowiązków publicznych, prawnych nałożonych na nią przepisami prawa. W przypadku danych osobowych uczniów/wychowanków jest to przede wszystkim realizacja zadań oświatowych, dydaktycznych i wychowawczych, zagwarantowanie uczniom i wychowankom bezpieczeństwa oraz wypełnianie obowiązku dotyczącego uzupełnienia i prowadzenia dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej. W przypadku danych osobowych rodziców, opiekunów prawnych jest to w zakresie niezbędnym do realizacji w/w zadań wobec ich dzieci.

W zakresie zasad i celów przetwarzania danych osobowych poprzez system monitoringu wizyjnego stosowanego w placówce zalecamy zapoznanie się z klauzulą informacyjną monitoringu wizyjnego znajdująca się na stronie internetowej w zakładce RODO. Klauzula dostępna jest również w siedzibie administratora.

Podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

W ramach wykonywania ustawowych obowiązków nasza placówka oświatowa przetwarza dane osobowe uczniów, wychowanków, ich rodziców lub opiekunów prawnych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia oraz art. 6 ust. 1 lit. e Rozporządzenia i art. 9 ust. 2 lit. g Rozporządzenia, czyli wypełnienia przez placówkę obowiązku, w ściśle określonych celach oraz zakresie, na podstawie konkretnych przepisów prawa, takich jak:

- Ustawie z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe;

- Ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty,

- Ustawie z dnia 15 kwietnia 2011 r. o systemie informacji oświatowej;

- Rozporządzeniu MEN z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji;

- Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 26 kwietnia 2018r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków szkolnych;

- Ustawa z dnia 12 kwietnia 2019 r. o opiece zdrowotnej nad uczniami;

- Rozporządzenie MEN z dnia 14 kwietnia 1992 r. w sprawie warunków i sposobu organizacji nauki religii
w publicznych przedszkolach i szkołach;

- Rozporządzenie MEN i Sportu z dnia 31 grudnia 2002 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny w publicznych
i niepublicznych szkołach i placówkach;

- Ustawy z dnia 24 września 2010 r. o ewidencji ludności;

- Inne akty prawne regulujące cele i zakresy prowadzenia placówki oświatowej.

W niektórych przypadkach podstawą przetwarzania danych osobowych uczniów, wychowanków, ich rodziców lub opiekunów prawnych będzie zgoda tj. art. 6 ust. 1 a Rozporządzenia lub art. 9 ust. 2 lit. a Rozporządzenia. Zgoda taka może dotyczyć np. przetwarzania danych osobowych w zakresie wizerunku.

Z uwagi na posiadany przez placówkę system monitoringu wizyjnego zewnętrznego przetwarza dane osobowe na podstawie przepisu art. 108a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku Prawo oświatowe, który daje ustawowe zezwolenie na realizację monitoringu w szkole, stosowanego w interesie publicznym - art. 6 ust. 1 lit. e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku.

W przypadku gdy zgłoszone zostanie do administratora żądanie realizacji prawa wynikającego z przepisów RODO [więcej o prawach osób opisane zostało poniżej], administrator musi wiedzieć, wobec kogo ma wypełnić i w jakim zakresie żądanie realizacji prawa, aby było to zgodne z prawem. Podstawą prawną takiego przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli takie przetwarzanie jest konieczne do wywiązania się przez administratora z obowiązków wynikających z prawa [przepisy wynikające z RODO] oraz art. 6 ust. 1 lit. f Rozporządzenia, który pozwala przetwarzać dane osobowe, jeżeli tym sposobem administrator realizuje swój prawnie uzasadniony interes, którym jest w tym zakresie posiadanie wiedzy na temat osób, które realizują swoje uprawnienia wynikające
z RODO. Administrator może prowadzić odrębne rejestry czy ewidencje w celu dokumentowania realizacji praw wobec osób, których dane dotyczą.

Informacje o przekazywaniu danych do państwa trzeciego

Placówka oświatowa zwyczajowo nie przekazuje danych osobowych do państw trzecich spoza obszaru Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz do organizacji międzynarodowych.

W przypadku wdrożenia przez placówkę różnego rodzaju komunikatorów w związku z realizacją zdalnego nauczania w związku z np. podjęciem szczególnych rozwiązań w okresie czasowego ograniczenia funkcjonowania jednostek systemu oświaty państwa dane osobowe będą mogły być przekazywane poza obszar UE w zakresie np. danych jak imię, nazwisko klasa.

Odbiorcy danych osobowych

Placówka będzie udostępniać dane osobowe, jeśli będzie się to wiązało z realizacją uprawnienia bądź obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Dane osobowe mogą zostać powierzone podmiotom wspierającym bieżącą działalność Administratora, z którymi Administrator zawarł umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 Rozporządzenia. Zazwyczaj będą to podmioty świadczące m. in. usługi w zakresie usług informatycznych, hostingowych i dziennika elektronicznego.

Ponadto dane osobowe mogą być udostępniane innym organom państwowym wykonującym swoje obowiązki prawne np. Główny Inspektor Sanitarny, Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, Kuratorium Oświaty lub innym odbiorcą, gdy wykażą interes prawny w pozyskaniu danych osobowych ucznia i/lub rodzica, opiekuna prawnego ucznia, czy innym uprawnionym organom np. policja, sąd.

Okres przechowywania danych

Dane osobowe uczniów, wychowanków i powiązane z nimi dane osobowe rodziców, opiekunów prawnych będą przez nas przetwarzane i dalej przechowywane zgodnie z postanowieniami Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

- 50 lat od momentu ukończenia szkoły/przedszkola przez ucznia/wychowanka w zakresie danych osobowych przetwarzanych na arkuszach ocen uczniów, w księdze ewidencji dzieci i uczniów;

Pozostała dokumentacja:

- 10 lat – zawiadomienia o przekazaniu uczniów/wychowanków, potwierdzenia ich przyjęcia, ubezpieczenie, realizacja obowiązku szkolnego, programy unijne;

- 5 lat – opinie o uczniach i wychowankach, dzienniki zajęć, pomoc socjalna dla uczniów, wychowanków, karty wycieczek, wnioski o wydanie duplikatu legitymacji szkolnej, dokumentacja egzaminacyjna klas kończących szkołę, dokumentacja świetlicy szkolnej, deklaracje obiadowe;

Dane osobowe przetwarzane na podstawie wyrażonej zgody będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub przez okres osiągniecia celu przetwarzania. W przypadku wycofania zgody dane będą przechowywane przez okres 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym została wycofana zgoda dla potrzeb przed ewentualną możliwością dochodzenia i obrony roszczeń, ale nie będą już wykorzystywane [przetwarzane]
w zakresie, na który została wyrażona zgoda. Przy czym informujemy, iż wycofanie zgody nie ma wpływu na przetwarzanie danych osobowych, na podstawie wyrażonej zgody przed jej wycofaniem.

W zakresie przetwarzania danych osobowych poprzez system monitoringu wizyjnego zewnętrznego dane będą przetwarzane, aż do nadpisania do ok. .. dni [maksymalnie do 3 miesięcy w zależności od wielkości nagrań]. W przypadku konieczności zabezpieczenia nagrania z monitoringu okres przetwarzania danych zostanie wydłużony do czasu przekazania nagrania organom uprawnionym do jego pozyskania [policja, sąd, prokuratura] i dalej będzie przetwarzany przez te organy. Po uzyskaniu nagrania z monitoringu przez właściwy organ staje się on odrębnym administratorem Państwa danych osobowych.

Informacje o prawach osób, których dane dotyczą

Szanując Państwa prawa wynikające z przepisów ochrony danych osobowych i nałożone w związku z tym obowiązki administratora, informujemy, iż mogą się Państwo zwrócić się do nas z następującym żądaniem:

- dostępu do treści danych (art. 15 Rozporządzenia);

- sprostowania danych (art. 16 Rozporządzenia);

- usunięcia danych (art. 17 Rozporządzenia);

- ograniczenia przetwarzania danych (art. 18 Rozporządzenia);

- powiadomienia każdego odbiorcę o sprostowaniu, usunięciu lub ograniczeniu przetwarzania danych, którego dokonuje sam administrator realizując swoje obowiązki (art. 19 Rozporządzenia);

- przenoszenia danych (art. 20 Rozporządzenia);

- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (art. 21 Rozporządzenia);

Jednocześnie wskazujemy, iż wymienione uprawnienia nie mają charakteru absolutnego, czyli mogą podlegać ograniczeniom, co może skutkować, że w niektórych sytuacjach możemy zgodnie z prawem odmówić Państwu ich spełnienia, jeśli wykażemy, że np. istnieją prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania uczniów czy Państwa danych osobowych, które są nadrzędne w stosunku do Pana/Pani interesów, praw i wolności lub gdy istnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Zapewniamy, że jeżeli odmawianie uwzględnienia Pani/Pana żądania, następować będzie tylko po wnikliwej analizie i tylko w sytuacji, gdy odmowa uwzględnienia żądania jest konieczna. O powodzie odmowy spełnienia realizacji prawa również zostaną Państwo poinformowani.

- prawo do wycofania zgody (art. 7 ust. 3 Rozporządzenia)

W przypadku udzielonej zgody, osoba, która ją wyraziła, ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Prawo to dotyczy przetwarzania danych osobowych, które zostały pozyskane wyłącznie na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia.

W celu zgłoszenia realizacji swoich praw mogą Państwo napisać własne pismo [wniosek], które po wypełnieniu i podpisaniu należy przesłać na adres e-mail: zspglebowice@osiek.pl lub listownie, czy osobiście dostarczyć na adres siedziby Administratora [ZSP im. Jana Pawła II w Głębowicach, ul. Oświęcimska 22, 32-608 Osiek] z dopiskiem „dla IOD”. O realizację swoich praw mogą Państwo również wnosić do Administratora w formie ustnej.

Informacje o prawie do wniesienia skargi do organu nadzorczego

Jeżeli mimo naszego wsparcia uznają Państwo, że dane osobowe przetwarzane są niezgodnie z przepisami obowiązującego prawa ochrony danych osobowych, przysługuje Państwu prawo do złożenia skargi do organu nadzorczego właściwego w sprawach ochrony danych osobowych tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych przy ul. Stawki 2, [00-193] Warszawa.

Informacje o źródle pozyskania danych osobowych

Dane osobowe dzieci z obwodu szkoły i ich rodziców, opiekunów prawnych, szkoła pozyskuje od gminy
z rejestru PESEL i rejestru mieszkańców gminy w zakresie imię nazwisko adres, data i miejsce urodzenia, numer Pesel i dane rodziców na podstawie art. 41 i 42 Ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. prawo oświatowe.

Dane dzieci i ich rodziców, opiekunów prawnych spoza obwodu szkoła pozyskuje bezpośrednio od tych osób na podstawie złożonego wniosku o przyjęcie dziecka do szkoły.

Informacje o obowiązku lub dobrowolności podania danych i konsekwencjach niepodania danych

Z uwagi na fakt, że podstawą prawną przetwarzania danych osobowych uczniów, wychowanków i powiązanych z nimi danymi rodziców czy opiekunów prawnych jest art. 6 ust. 1 lit. c Rozporządzenia w zakresie przetwarzania danych wynikającego z wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze, podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym [obowiązkowym], a konsekwencją niepodania danych osobowych będzie brak spełnienia wymogów formalnych i prawnych.

W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych [w tym wizerunku] odbywa się na podstawie zgody – art. 6 ust. 1 lit a Rozporządzenia, podanie danych osobowych administratorowi ma charakter dobrowolny. Brak wyrażenia zgody nie może być uzależnione od realizacji zadań czy uczestnictwa w wydarzeniach, jeśli przetwarzanie danych osobowych nie jest niezbędne do ich wykonania.

Prowadzenie monitoringu wizyjnego w placówce z uwagi na art. 108a ustawy z dnia 14 grudnia 2016 roku Prawo oświatowe zostało w drodze przeprowadzonych uzgodnień Dyrektora ZSP z organem prowadzącym placówkę oświatową – Wójtem Gminy Osiek oraz przeprowadzonych konsultacji z radą pedagogiczną, radą rodziców
i samorządem uczniowskim, zaopiniowane pozytywnie tj. opowiedziano się za stosowaniem systemu monitoringu wizyjnego przez placówkę na dotychczasowych warunkach. W związku z tym przetwarzanie danych osobowych poprzez monitoring opiera się o przesłankę interesu publicznego – art. 6 ust. 1 lit e Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku co oznacza, że dane osobowe będą przetwarzane bez zgody osoby z zachowaniem możliwości realizacji przynależnych praw osób, których dane dotyczą wskazanych powyżej w obowiązku informacyjnym.

Informacje o zautomatyzowanym przetwarzaniu danych

Dane osobowe nie podlegają profilowaniu ani zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji.

Ogólne zasady przetwarzania danych osobowych

I. Zgodność z prawem, rzetelność i przejrzystość – ZSP w Głębowicach przetwarza dane osobowe w sposób zgodny z prawem, rzetelny i przejrzysty, dla osoby, której dane dotyczą.

II. Ograniczenie celu – ZSP w Głębowicach zbiera dane osobowe wyłącznie w wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach i nie przetwarza ich dalej w sposób niezgodny z tymi celami.

III. Minimalizacja danych – ZSP w Głębowicach przetwarza tylko takie dane osobowe które są stosowne
i adekwatne do określonego celu przetwarzania, a ich zakres ogranicza do tego co jest niezbędne dla osiągnięcia celu, w którym dane są przetwarzane.

IV. Ograniczenie przechowywania – ZSP w Głębowicach przechowuje dane osobowe w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.

V. Prawidłowość danych – ZSP w Głębowicach zapewnia, aby dane osobowe były prawidłowe i razie potrzeby aktualizowane. W tym ceku podejmowane są wszelkie racjonalne kroki w celu bezzwłocznego usunięcia lub sprostowania danych, które są nieprawidłowe w świetle celów ich przetwarzania.

VI. Integralność i poufność – ZSP w Głębowicach przetwarza dane osobowe w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo, w tym ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem, za pomocą odpowiednich środków technicznych lub organizacyjnych.

VII. Prawa podmiotów danych – ZSP w Głębowicach respektuje prawa podmiotów danych,
z uwzględnieniem praw dostępu do ich danych, prawa do ograniczenia ich przetwarzania, prawa do przenoszenia danych, prawo do usunięcia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz cofnięcia w dowolnym momencie zgody na przetwarzanie danych.

VIII. Uwzględnienie ochrony danych w fazie projektowania – ZSP w Głębowicach wdrożyła odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w celu skutecznej realizacji zasad ochrony danych oraz w celu nadania przetwarzaniu niezbędnych zabezpieczeń, tak by spełnić wymogi Rozporządzenia oraz chronić prawa osób, których dane dotyczą.

IX. Domyślna ochrona danych - Dyrektor ZSP w Głębowicach wdrożył odpowiednie środki techniczne
i organizacyjne w celu zagwarantowania, że domyślnie przetwarzane są tylko te dane osobowe, których przetwarzanie jest niezbędne dla określonych celów. Zasada ochrony danych w fazie projektowania
i domyślnej ochrony danych jest stosowana podczas opracowywania i zakupu nowych produktów czy systemów lub wykorzystywania nowych narzędzi informatycznych.

X. Bezpieczeństwo przetwarzania/bezpieczeństwo danych - Dane osobowe są przetwarzane w sposób bezpieczny. Dyrektor ZSP w Głębowicach wdrożył środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo i ochronę danych osobowych, uwzględniając przy tym charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych.

XI. Rozliczalność - Wszystkie działania dotyczące przetwarzania danych są należycie dokumentowane przez Dyrektora ZSP w Głębowicach, który ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, w tym przepisów Rozporządzenia i jest w stanie to wykazać.

XII. Inspektor Ochrony Danych Osobowych - Dyrektor ZSP w Głębowicach powołał inspektora ochrony danych, który posiada odpowiednie kwalifikacje zawodowe, a w szczególności wiedzę fachową na temat prawa i praktyk w dziedzinie ochrony danych oraz umiejętności wypełnienia zadań określonych
w Rozporządzeniu. Dane Inspektora i kontakt zostały podane do wiadomości publicznej na stronie internetowej placówki oświatowej.

Postanowienia końcowe

We wszystkich aspektach nieuregulowanych w niniejszym obowiązku informacyjnym stosuje się odpowiednio właściwe przepisy prawa polskiego oraz przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/ WE [tzw. RODO].

Zastrzegamy sobie prawo do zmiany w zapisach obowiązku informacyjnego poprzez opublikowanie nowej jego wersji na stronie internetowej w zakładce RODO na 14 dni kalendarzowych przed wejściem
w życie tych zmian.

Administrator dokłada wszelkich starań, aby zapewnić wszelkie środki fizyczne, techniczne i organizacyjne
w celu ochrony danych osobowych przed ich przypadkowym czy umyślnym zniszczeniem, utratą, zmianą, czy nieuprawnionym ujawnieniem, wykorzystaniem, czy dostępem, zgodnie ze wszystkimi obowiązującymi przepisami zgodnie z powyższymi zasadami, które mają zastosowanie do każdego przypadku przetwarzania danych osobowych w Zespole Szkolno-Przedszkolnym im. Jana Pawła II w Głębowicach.

W przypadku dodatkowych pytań związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez placówkę oświatową zapraszamy do:

- kontaktu z Administratorem: telefonicznie +48 [33] 48 [33] 87 55 176 lub e-mail: zspglebowice@osiek.pl

lub osobiście z Dyrektorem ZSP w Głębowicach w siedzibie placówki po uprzednim umówieniu się.

- kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: iod.zspglebowice@osiek.pl

Utworzona: 03.10.2023, Autor: zspglebowice,

OBOWIĄZEK INFORMACYJNY O PRZETWARZANIU DANYCH OSOBOWYCH UCZNIÓW – RODZICÓW– OPIEKUNÓW PRAWNYCH UCZNIÓW / WYCHOWANKÓW W ZESPOLE SZKOLNO-PRZEDSZKOLNYM im. Jana Pawła II w GŁĘBOWICACH

Kontakt: